Dijital yollar inşa etmede önceliği insan olan bir yaklaşım
Hikayesi Jamaika'daki Bilimsel Araştırma Konseyi (SRC) dönüşümlerden biridir. ISC projesinin bir parçası olarak Dijital çağda bilim örgütleriSRC ekibi, yalnızca teknolojiye odaklanmaktan bir adım geri çekilerek insanları (personel, müşteriler ve ortaklar) dijital stratejilerinin merkezine yerleştirmeye başladı.
Kingston'da öğle vakti, Jamaika'daki SRC'nin toplantı odasından çıkan Yönetim Bilgi Sistemleri (MIS) Ekip Lideri Ricardo Gowdie, mesleki yolculuğunu ve bugüne kadar yaptığı çalışmalara ilham veren şeyleri anlatıyor.
"Jamaika'nın teknoloji odaklı bir ülke olmasını isterim ve esasen bunu başarmak için elimden geleni yapıyorum. SRC gibi etkili bir Konseyin içinde bulunduğumuz zamanları nasıl benimsediğini iyileştirmeye katkıda bulunmaktan onur duyuyorum."
Ricardo, son yirmi yıldır dijital alanda çalışmakta olup, son bir buçuk yıldır SRC'de çalışmaktadır. Jamaika'nın önde gelen araştırma kurumu olan SRC, tarım sektörüne araştırma desteği, ürün geliştirme ve test etme ve işletmelerin pazara girmek için prototip veya ürün üretebilecekleri bir gıda üretim pilot tesisi de dahil olmak üzere çeşitli hizmetler sunmaktadır. Ricardo, bu görevi kapsamında, Konsey'in verimliliği ve hizmet sunumunu iyileştirmeyi amaçlayan teknolojik çözümlerin uygulanması konusundaki stratejik önceliğini denetlemektedir.
Jamaika Bilimsel Araştırma Konseyi'ndeki MIS Ekibi. Soldan sağa: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
Neden dijital ve neden şimdi?
SRC, özellikle altyapı yenileme ve veri yönetimi alanlarında dijital büyüme konusunda net bir vizyona sahiptir. Şimdiye kadar önemli ilerlemeler kaydedilmiştir ve son olarak Ricardo, Konsey'in kendi içinde ve dış dünyayla nasıl bağlantı kurduğunun optimizasyonunu denetlemiştir. Konsey'in çeşitli departmanları arasında paylaşılan verilerin hızını, güvenliğini ve güvenilirliğini artıran ağ sistemlerini geliştirme girişimlerine öncülük etmiştir. MIS ekibi ayrıca, halkla iletişimi iyileştirmek için SRC web sitesini yeniden tasarlamış ve hedef kitlelerini daha iyi anlamak için analitikleri entegre etmiştir.
ISC projesi Dijital çağda bilim organizasyonları SRC, müşterileriyle etkileşim kurma ve onlardan öğrenme süreçlerinde sürtüşmeleri azaltma konusunda stratejik olarak düşünürken ortaya çıktı. Kohortun bir parçası olarak odaklanabilecekleri çok şey vardı. Ancak, işlerinin önemli gelir getiren bir koluna, yani pilot tesise öncelik vermeyi tercih ettiler. Burada, müşterilerin üretim ve test için prototiplerle gelebildiği ISO sertifikalı tesislerinin kullanımı için zaman satıyorlar.
Şu anda, pilot tesis tesisinden yararlanmak için müşteriler manuel rezervasyon yapmak zorunda. Bu planlama süreci, sık sık çift rezervasyonlara neden oluyor ve verimsizliklere ve kötü müşteri deneyimlerine yol açıyor. En büyük zorluk ise şeffaflık eksikliği. Ekipmanların ne zaman müsait olduğunu görmenin veya programı esnek bir şekilde yönetmenin kolay bir yolu yok. Ricardo ve ekibi, ISC projesine katılırken, bu süreci nasıl modernize edecekleri ve otomatik, çevrimiçi bir rezervasyon sistemi nasıl getirecekleri konusunda rehberlik istedi. SRC için, sorunsuz rezervasyon, tesislerinin iyi planlanmış kullanımını ve daha öngörülebilir bir geliri mümkün kılacaktı.
Seyahat yönü
ISC projesi sayesinde Ricardo, bakış açısını genişleten yeni metodolojilerle tanıştı.
Ricardo, "Teknolojiye her zaman odaklandım; nasıl çalıştırılacağına, nasıl çalıştırılacağına," diye açıklıyor. "Ama şimdi, onu kullanan insanları, onunla nasıl etkileşim kuracaklarını ve iş akışlarına nasıl uyum sağlayacağını düşünüyorum. Asıl değişim bu."
Oturumlar, onu paydaşlarla erken etkileşim kurmayı, kullanıcı deneyimlerini anlamayı ve geri bildirimleri projenin uygun aşamalarına entegre etmeyi içeren bir yaklaşım benimsemeye teşvik etti. Bu zihniyet değişimi, pilot tesisin yeni rezervasyon sistemine yaklaşımını etkiledi. Ricardo ve ekibi, tüm sistemi tek seferde kurmak yerine, Minimum Uygulanabilir Ürün (MVP) ile başlayarak aşamalı bir uygulama tercih etti.
Ricardo, "Küçük başlayıp kademeli olarak ilerlemeye karar verdik. Bu sayede her aşamada ayarlamalar yapıp geri bildirim alabiliyoruz," diye açıklıyor.
Bu strateji, uygulamayı kolaylaştırmak ve aynı zamanda personel direncini azaltmak için tasarlanmıştır. Bu kapsamda Ricardo, geliştirme aşamalarına düzenli personel katılımını içeren bir değişim yönetimi planı üzerinde çalışmıştır.
Ricardo, görselleştirmenin kritik önemiyle de tanıştı. İster tüm projeyi bir beyaz tahtaya çizerek, ister her aşama için belirli gereksinimleri yazarak olsun, artık tuzaklardan kaçınmanın anahtarının netlik olduğunu anlıyor. Ne kadar çok görselleştirirse, boşlukları tespit edip uyumu sağlamak o kadar kolaylaşıyor.
MVP yaklaşımı aynı zamanda maliyetli hatalardan kaçınmalarına da olanak sağlıyor.
Ricardo, "Kullanıcıların gerçekten kullanmak isteyeceği bir şey inşa ettiğimizden emin olmak istedik" diyor.
Ricardo'nun SRC için uzun vadeli vizyonu açıktır: Dijital araçların hem çalışanların hem de müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere sürekli geliştiği, kullanıcı merkezli bir teknoloji ekosistemi. Nihai hedef ise, hem dahili sistemlerin hem de müşteriye yönelik hizmetlerin sorunsuz bir şekilde entegre edildiği, dijital olarak bağlantılı bir SRC yaratmaktır.
Ricardo ve ekibi, pilot tesisin rezervasyon sistemini tamamlamak için çalışırken, SRC'deki daha geniş kapsamlı dijital stratejinin bir sonraki adımlarını da planlıyor. Stratejinin temel unsurlarından biri fiziksel varlıkların dijitalleştirilmesi ve Ricardo, projenin gelecekteki dijitalleştirme çalışmaları için zemin hazırlayacağını öngörüyor.
Ricardo, sistem tamamen faaliyete geçtiğinde, öğrenmeyi ve müşteri hizmetlerini geliştirecek yapay zeka araçları ve veri analitiğinin entegrasyonunun önünü açacağını umuyor. Ekibine, bu verileri süreçlerinin çevikliğini ve duyarlılığını artırmak için nasıl kullanabileceklerini düşünmeleri için şimdiden meydan okuyor.
Ricardo, "Dijital dönüşümü bizim için işe yarayacak şekilde benimsemeye devam etmemizi istiyorum. İnşa etmek istediğim teknoloji, insanların hayatlarını kolaylaştıran türden bir teknoloji," diye sözlerini tamamlıyor.
Finansman onayı: Bu çalışma, Kanada, Ottawa'daki Uluslararası Kalkınma Araştırma Merkezi'nin (IDRC) sağladığı hibe yardımıyla gerçekleştirilmiştir. Burada ifade edilen görüşler, IDRC veya Yönetim Kurulu'nun görüşlerini temsil etmemektedir.
Dijital çağdaki bilim kuruluşları hakkında daha fazlasını okuyun 
Bilim Sistemlerinin Geleceği hakkında daha fazla bilgi edinin 
Bilim Gelecekleri Merkezi hakkında daha fazlasını okuyun 
Sınırsız bir sempozyum için yeni bir vizyon hakkında daha fazla bilgi edinin 
Çevrimiçi veya karma konferans planlamak için bir araç hakkında daha fazla bilgi edinin 
Bir bilim kuruluşunda kullanıcı deneyimini iyileştirmeye yönelik bir araç hakkında daha fazla bilgi edinin 
